国家言語での認証翻訳が必要な防衛入札文書はどれか
防衛入札では、5種類の文書に国家言語での認証翻訳が必要です。入札提案書、技術仕様書、資格・除外文書、適合性マトリクス、添付証明書です。いずれか一つでも言語規則を外すと、発注機関は評価前に不受理としてあなたの入札を排除できます。価格には関係ありません。指令2009/81/ECがEEA全域の調達枠組みを定め、各加盟国が自国機関の受け入れる言語を決めます。
AD VERBUMはEUでホストする翻訳会社で、入札文書のために顧客調整済みのLLMと認証された防衛分野の言語専門家を組み合わせ、AQAP 2110、ISO 27001、ISO 17100の認証を取得しています。当社は以下の5種類の文書を、EUインフラ上で審査済みの言語専門家により処理し、機密資料をパブリッククラウド経由で扱いません。以下、各文書、適用される言語規則、そして不備の代償を示します。
言語規則の仕組み
指令2009/81/ECはEEAの防衛および機微な安全保障の調達を規律し、指令2009/81/ECのもとでEU防衛入札を扱う翻訳会社はこの言語規則を軸に体制を組みます。入札公告はEUの公式調達ポータルであるTenders Electronic Daily（TED）に24の公用語すべてで掲載されます。ただし入札書類一式と提案書そのものは発注機関の国家言語で進みます。指令が手続言語を加盟国法に委ねているためです。ドイツの機関はドイツ語で、フランスの機関はフランス語で評価します。すべての市場を満たす単一のマスター版は存在せず、欧州委員会は言語を、中小企業を国境を越えた防衛契約から遠ざける障壁の一つに挙げています。
1. 入札提案書
入札提案書は提出する中身そのものです。技術・商業提案、カバーレター、機関が用意する構造化回答様式です。言語規則は明快です。公告が指定する言語、つまり機関の国家言語で提出します。公告が明示的に別言語を認める場合を除きます。ポーランド語を求めたポーランドの機関に英語で提出した提案書は不受理となり、技術的な優劣に関わらず評価前に排除されます。
ここでの認証翻訳とは、提案書の正確性に署名する言語専門家を指し、締切前夜に入札チームがざっと読む機械翻訳の下書きではありません。認証翻訳が実際に何を含むかを知りたいなら、それは定義されたプロセスに基づく、テキストへの署名付き責任です。
2. 技術仕様書
技術仕様書は、要求に対して提供する内容を記述します。システム記述、性能データ、図面、保守概念です。入札提案書と同じ国家言語規則を負い、最も高い誤りコストを負います。誤訳された公差、誤変換された単位、あるいは章の間でぶれる用語は、適合した提案を技術的不適合に変え得ます。
用語は数百ページにわたって一貫していなければなりません。制作後ではなく制作前に構築した防衛用語ベースこそ、仕様書を最初のページから最後まで一貫させる管理策です。
3. 資格・除外文書
これらはあなたが入札できることを証明します。会社登記、財務諸表、関連する有罪判決や未納税がないことの証明、機関の自己申告様式です。指令2009/81/ECの第39条から第46条が、質的選定と除外事由を定めます。機関は自国の国家言語でこれらを読むため、母国で発行された証明書には通常、添付の認証翻訳が必要です。除外文書の欠落や認証の欠如は、技術的に強い入札が評価に到達しない最も一般的な理由の一つです。
4. 適合性マトリクス
適合性マトリクスは、入札の各要求をあなたの回答に一行ずつ対応させ、適合・部分適合・不適合を記します。評価者はここから直接採点するため、彼らの言語で読め、技術仕様書の語句と正確に一致していなければなりません。適合と記すマトリクスが、別々に翻訳された仕様書では同じ部品に別の用語を使っている場合、よくて確認質問、悪ければ適合の格下げを招きます。マトリクスと仕様書は一つの合意済み用語集に対して一緒に翻訳してください。さもなければ両者はずれていきます。
5. 添付証明書と宣誓書
品質証明書、セキュリティクリアランス、ISOおよびAQAP 2110証明書、署名権限の宣誓書、そしてコンソーシアムや下請けの契約が一式を締めくくります。いずれも短い文書ながら結果は重大です。あなたのISO 9001やAQAP 2110の証明書を自国語で読めない機関は、要件が満たされていないと扱う場合があります。認証翻訳は証拠の連鎖を保ち、認証された宣誓は文書とともに機関のファイルに入ります。
規制対象の技術データは取扱規則を変える
これらの文書の一部は規制対象の技術データを含み、それが誰が触れてよいかを変えます。規則（EU）2021/821はデュアルユース輸出を規制し、第2条は規制対象技術の電子的送信を技術支援として扱います。これはみなし輸出のEU版です。附属書Iまたは附属書IVの品目の保守マニュアルを審査を受けていないフリーランサーに送ることは、無許可の移転になり得ます。各国当局がこれを執行します。ドイツのBAFA、フランスのDGA、イタリアのUAMAです。
規制対象資料の認証翻訳は、審査済みの言語専門家が管理されたインフラ上で行わなければなりません。オープンな翻訳マーケットプレイスにはこれを約束できません。秘密保持契約だけでは第2条の技術支援の判断基準を満たしません。
認証翻訳の不備が落札を失わせる場面
不合格は、いくつかの予測できる不備に集中します。
誤った言語で提出された入札提案書。評価前に不受理と判断される。
認証翻訳なしで添付された除外証明書。未提出として扱われる。
仕様書と適合性マトリクスの間でぶれる用語。採点で格下げされる。
審査を受けていない言語専門家に送られた規制対象の技術データ。規則（EU）2021/821第2条に違反する。
いずれも、認証された言語専門家、統制された単一の用語ベース、受領から提出までの管理された取扱いで回避できます。
当社の防衛翻訳サービス
当社の規制業界向け翻訳サービスは、ISO 27001およびISO 42001認証のEUホスト型インフラ上で稼働し、中核処理でパブリッククラウドツールに依存しません。すべての案件は当社のAI+HUMANハイブリッドワークフローを通ります。まず顧客のTranslation MemoryとTerm Baseを取り込み、当社独自のLLMベースLangOpsシステムが顧客調整済みのオープンウェイトモデル上で顧客用語に制約された出力を生成し、認証された分野専門家が技術的正確性と規制適合性をレビューします。品質保証はISO 17100およびISO 18587に整合し、必要に応じてAQAP 2110品質保証や規則（EU）2021/821に基づく規制対象データの取扱いなど、分野固有の要件を適用します。当社はライフサイエンス、法務、金融、防衛、製造の顧客に150以上の言語で、3,500名超の分野専門の言語専門家とともに対応します。監査に影響する内容を扱うチームは、お問い合わせいただければ、セキュリティと適合性の要件を直接ご相談いただけます。
FAQ
防衛入札提案書はどの言語で提出しなければなりませんか？
公告が指定する国家言語、つまり機関自身の言語です。公告が別言語を認める場合を除きます。指令2009/81/ECは手続言語を加盟国法に委ねるため、スペインの機関はスペイン語を求め得ます。誤った言語の提案書は不受理です。
指令2009/81/ECは認証翻訳を求めていますか？
指令は認証翻訳という語を使いませんが、加盟国の調達法と公告は、外国語文書の署名付きの正確な翻訳を通例として求めます。実務上、認証翻訳は、別言語の文書があなたの主張どおりの意味であることを証明する手段です。認証のない下書きは排除されます。
資格証明書には認証翻訳が必要ですか？
通常は必要です。指令2009/81/ECの第39条から第46条に基づく資格・除外文書、たとえば登記抄本や納税・犯罪歴の証明書は、機関の国家言語で読まれます。外国の証明書は、証拠として受理されるために通常、添付の認証翻訳を必要とします。
規制対象の技術データをどの翻訳者にも送ってよいですか？
いいえ。規則（EU）2021/821第2条は規制対象技術の電子的送信を技術支援として扱うため、附属書Iまたは附属書IVの保守マニュアルを審査を受けていない言語専門家に海外へ送ることは無許可の移転になり得ます。BAFA、DGA、UAMAなどの当局が執行します。管理されたインフラ上で審査済みの言語専門家を用いてください。
仕様書と適合性マトリクスで用語が異なる場合はどうなりますか？
評価者は適合性マトリクスを技術仕様書に照らして採点するため、両者で異なる用語は不一致として読まれます。よくて確認質問、悪ければ格下げを招きます。両方を一つの用語ベースに対しISO 17100レビューのもとで翻訳すれば、このずれを防げます。
英国はProcurement Act 2023の後も指令2009/81/ECに従いますか？
いいえ。英国は2025年2月24日施行のProcurement Act 2023に移行し、指令2009/81/ECを国内法化していた規則を置き換えました。英国の入札は英語で行われ、Find a Tenderに掲載されます。国境を越えるチームは、EEAの国家言語の原資料と英語の間で、依然として認証翻訳を必要とします。
